Catalogage

Avec le module de Catalogage de Koha, vous avez au bout des doigts des facilités de saisie, simples et puissantes, pour gérer vos notices bibliographiques, d’autorités et d’exemplaires. Sa flexibilité unique permet à votre bibliothèque de créer une base d’informations qui colle à vos besoins.

Tous les types de documents MARC sont exploitables : monographie, périodique, enregistrement sonore, visuel, etc. L’ISBN sur 13 chiffres est dès à présent pris en charge.

Vous importez directement dans votre Catalogue des notices bibliographiques ou d’autorité au format UNIMARC ou MARC21, Koha se chargeant de mettre à jour automatiquement les liens entre les autorités et les notices bibliographiques.
Catalogue paramétrable

La base de données de votre Catalogue Koha est complètement adaptable à vos collections. Le processus de construction des index bibliographiques accepte toute zone MARC ou toute portion identifiable de données. Des modèles de saisie modifiables sont également fournis.

Vous pouvez de plus :

• adapter aisément le statut des exemplaires du catalogue, y compris leur visibilité dans l’OPAC ou leur protection par mot de passe ;
• identifier des références à des fichiers ;
• entrer un nombre illimité de notes sur des informations telles que des sommaires, des couvertures de livres ou les jaquettes de vidéos.

Contrôle par autorités

Les notices d’autorités sont facilement gérées donnant accès à des listes d’autorités pour les champs que vous choisissez (par exemple, Nom personne physique ou personne morale, Collection, Sujet), et également pour les références-croisées.

Grâce aux fichiers d’autorités, les références-croisées de type «voir» ou «voir aussi» s’affichent automatiquement et sont indexées. De plus, vous pouvez établir des liens vers des termes spécifiques, génériques, reliés, précédents, etc., évitant de la sorte des références-croisées circulaires entre «voir» et «voir aussi».

OPAC

Avec l’OPAC de Koha, les usagers de votre bibliothèque et son personnel explorent votre Catalogue, font des recherches, placent des réservations, et ce, dans un simple navigateur Web, sans avoir à se déplacer.

Via l’OPAC, vos usagers :

• font des recherches dans votre Catalogue ;
• retrouvent et affichent des images ;
• retrouvent des fichiers de sons ou d’images liés à des notices bibliographiques ;
• déterminent la localisation d’un exemplaire et sa disponibilité ;
• réservent des documents ;
• font des suggestions d’achat ;
• construisent des bibliographies personnelles qu’ils s’envoient par e-mail ;
• enregistrent des profils de recherche pour une utilisation ultérieure ;
• parcourent les thesaurus de mots clés que vous avez préparé à leur endroit ;
• utilisent des recherches thématiques pré-enregistrées par la bibliothèque ;
• parcourent d’autres ressources Internet ;
• font des recherches simultanées dans les catalogues d’une ou de plusieurs bibliothèques, indépendamment de leur emplacement ;

L’image de votre Bibliothèque

Votre bibliothèque adapte entièrement l’aspect de son OPAC à ses besoins en ajoutant son logo, en choisissant des couleurs propres et en ajoutant des liens directs vers des sites utiles comme l’intranet de l’entreprise, Lexis-Nexis ou tout autre ressource spécifique à votre activité.

L’intégation de l’OPAC de votre bibliothèque à l’intranet ou au site web de votre établissement peut être poussée au point où il n’y a plus de transition entre l’un et l’autre.

Prêts

Koha dispose d’un système complet de gestion automatisée des prêts avec toutes les fonctions nécessaires pour réaliser les opérations de prêt, de retour, de renouvellement, de rappel, de facturation et de prêt inter-bibliothèques. Vous demandez spécifiquement à Koha de mettre en oeuvre votre politique de prêt : vos durées d’emprunt, vos catégories d’emprunteurs, d’exemplaires, vos interdictions, votre système d’amendes, etc.
Opérations de prêt paramétrables

Les champs décrivant vos emprunteurs et vos exemplaires sont paramétrables : nom de l’emprunteur, son code barre, etc., numéro de l’exemplaire, son titre court, date de retour, etc.

De même, vous adaptez à vos besoins les paramètres de prêt, de retard, d’amende, de renouvellement. Vous pouvez par exemple définir une durée de prêt et un montant des amendes pour une catégorie donnée d’emprunteurs propre à votre bibliothèque.

Réservations paramétrables

Une file d’attente des réservation est gérée par le système sur le modèle «premier arrivé, premier servi». Le nombre de réservations par exemplaire, respectivement par emprunteur, est contrôlé par la catégorie à laquelle appartient l’exemplaire, respectivement l’emprunteur. On peut définir un nombre illimité de catégories d’emprunteur qui se conforment à la politique de prêt de la bibliothèque.
Rappels par e-mail

Des lettres de rappel sont créées à la demande et envoyées par e-mail. Une lettre finale est préparée contenant le prix de rachat de l’exemplaire qui n’a pas été rendu. Il n’a jamais été plus simple pour votre bibliothèque de contrôler les coûts induits par les retards.

Statistiques des prêts

Vous disposez d’un grand nombre d’informations statistiques sur les opérations de prêt. Parmi celles-ci, vous avez un état qui présente le nombre d’emprunteurs enregistrés par statut ou par catégorie d’emprunteurs. Les transactions de prêt par emprunteur sont conservées dans le système :

• montant total des amendes impayées ;
• total des amendes pour exemplaires perdus ou abîmés ;
• transactions courantes et exemplaires en prêt ;
• nombre total de prêts.

Acquisitions

Le module Acquisition de Koha fonctionne au choix dans un mode simplifié ou complet :

• dans le mode simplifié, les nouvelles acquisitions sont versées directement dans le catalogue ;
• dans le mode complet, les documents acquis par la bibliothèque font l’objet d’un suivi par fournisseur, par budget, par éditeur, et ce de l‘émission de la commande à sa réception.

Périodiques

Avec Koha, la gestion de vos périodiques et leur bulletinage n’a jamais été aussi facile et rapide. Koha met en oeuvre une technologie de bulletinage simple et efficiente qui s’accommode aussi bien d‘échéanciers de publication réguliers qu’irrégulier. Ce module supporte la norme MARC d‘état des collections de périodiques, l‘état de la collection pouvant être distinct dans la partie publique (OPAC) et dans la partie professionnelle du logiciel.

Bulletinage automatisé

Le bulletinage est précis et rapide. Si le fascicule reçu n’est pas celui attendu, le système génère et affiche immédiatement la liste des prochains numéros ainsi que leur date de parution. Le système automatisé tient facilement compte des numéros spéciaux ou dupliqués, supporte les modèles irréguliers de numérotation, les copies multiples, suit la localisation des copies, et fournit une synthèse modifiable de l‘état de la collection du périodique.

Z39.50

Z39.50 est une norme internationale utilisée par Koha. Cette norme définit un protocole universel de recherche d’information entre ordinateurs. Grâce à la norme Z39.50, il est possible pour un utilisateur d’un système particulier de conduire des recherches dans d’autres systèmes qui implémentent eux-aussi le protocole Z39.50. Le module Serveur Z39.50 de Koha est conforme au profile Bath, ce qui permet à votre bibliothèque de configurer sa base de données pour qu’elles soit accessible en recherche par d’autres bibliothèques qui utilisent le protocole Z39.50 défini par l’ANSI et le NISO.

Le protocole Z39.50 est une technologie mature, extensible et très puissante qui permet aux chercheurs de consulter simultanément différentes bases de données de bibliothèques. Ce protocole a été développé en réponse aux difficultés que l’on rencontre quand on souhaite consulter des bases de données différentes : il faut apprendre un environnement et des procédures de recherche pour chaque base de données.

Catalogue commun

Grâce au Z39.50, vous créez des catalogues communs ou catalogues virtuels qui agrègent votre sélection de ressources de bibliothèques. Dans la fonction de configuration Z39.50, vous identifiez des hôtes (des serveurs Z39.50 de bibliothèques) et vous sélectionnez des bases de données dans lesquels vos usagers et le personnel de la bibliothèque pourront conduire des recherches croisées. Les utilisateurs du Web OPAC peuvent dès lors faire une sélection dans la liste des bases de données que vous leur proposez et, en une seule recherche, retrouver des documents dans de multiples ressources. Vous usagers n’ont pas à connaître la syntaxe de chaque base de données. Les notices sont affichées dans une liste consolidée faisant apparaître distinctement chaque base de données.

Le protocole Z39.50 a été largement adopté afin de donner accès à des informations très variées :

• données bibliographiques,
• ressources d’informations nationales et internationales,
• données scientifiques et techniques,
• données géospatiales,
• collections numériques de bibliothèques,
• informations de musées.

Le protocole Z39.50 simplifie considérablement les tâches de recherche de l’utilisateur final. Il permet à un chercheur d’utiliser l’interface à laquelle il est habitué en local pour faire des recherches dans des systèmes distants conformes à la norme Z39.50.

RFID

Le module RFID de Koha permet de réaliser rapidement des transactions de prêt et de retour de livres, de périodiques et de tout autre type de document. Ainsi vous savez instantanément et automatiquement où se trouvent les exemplaires de vos documents.

L’implémentation du module RFID de Koha est réalisable à plusieurs niveaux. Selon vos besoins, vous suivez vos exemplaires dans la bibliothèque ou bien dans tout votre établissement. Grâce à la technologie RFID, vous suivez automatiquement le déplacement de vos exemplaires quand ils sortent de la bibliothèque, puis quand ils se déplacent de bureaux en bureau, voir d’un bâtiment à l’autre. Ce suivi automatique ne requiert aucune intervention de la part du personnel de la bibliothèque. Ce sont les documents qui communiquent à Koha où ils se trouvent et qui signalent leurs déplacements.

La technologie RFID vous permet :

• d‘éliminer le temps passé à rechercher des documents ;
• d’automatiser complètement les opérations de prêt et de retour ;
• de libérer le personnel de la bibliothèque pour des tâches à haute valeur ajoutée ;
• d’améliorer la productivité de votre bibliothèque et de réduire les coûts de fonctionnement ;
• de suivre passivement les exemplaires lors de leurs déplacements ;
• de retrouver rapidement les documents critiques.

Les fonctionnalités du module RFID sont les suivantes :

• Prêt en self-service au moyen d’un automate de prêt compatible SIP2.
• Retour automatique dès lors que les documents sont rapportés à la bibliothèque (ou boîte de retour).
• Suivi automatique des documents.
• Recherche de document grâce à un lecteur RFID portable.
• Récollement automatisé nécessitant un cinquième du temps habituel.

Serveur SIP intégré et ouvert

Koha intègre un serveur SIP qui répond aux requêtes émises par les platines RFID. Tout matériel RFID compatible SIP2 fonctionne avec le serveur SIP de Koha.

Conformément à la norme OpenNCIP, le serveur SIP de Koha est capable d’interroger la base de données de Koha mais également de tout autre SIGB (une couche logicielle est à écrire par SIGB interfacé).

Données

Les données de Koha exposées via le protocole SIP sont les suivantes :

Exemplaires : par code à barres

• titre
• type de média SIP
• type de média
• file d’attente des réservations
• statut de mise à jour
• emplacement permanent
• emplacement courant
• statut de prêt
• paiement
• monnaie du paiement
• date de retour prévu
• date de rappel
• message écran
• ligne à imprimer
• disponibilité

Emprunteurs : par identifiant

• nom
• mot de passe
• type d’emprunteur
• date de naissance
• adresse
• téléphone
• courriel
• langue préférée
• monnaie préférée
• carte active
• blocage
• paiements ok
• renouvellements ok
• rappels ok
• réservations ok
• perte carte
• réclamations rendus
• amendes
• paiements
• rappel des retards
• message écran
• message imprimante
• liste des exemplaires empruntés
• liste des exemplaires réservés
• liste des exemplaire en retard
• liste des exemplaires avec amende
• liste des exemplaires rappelés
• liste des exemplaires réservés indisponibles

Transactions de prêt :

• Prêt
• Retour
• Paiement
• Renouvellement de tous les prêts
• Renouvellement de certains prêts
• Les réservations