Suggestions d'achat

Synopsis

Les suggestions d'achat sont créées par les usagers via l'OPAC ou par les bibliothécaires en PRO. Les suggestions sont gérées en PRO et servent à alimenter le module Acquisitions. On peut toutefois gérer ses acquisitions en dehors de Koha et utiliser quand même les suggestions pour collecter auprès de ses lecteurs des suggestions d'achat.

Statut — Durant leur cycle de vie, les suggestions passent par cinq statuts prédéfinis, après quoi elles peuvent être archivées ou supprimées. On retrouve ces statuts dans le champ de la base de données suggestions.STATUS (entre crochets ci-dessous). En plus des six statuts prédéfinis, il est possible d'ajouter des statuts locaux au moyen de la liste de valeurs autorisées SUGGEST_STATUS.

• En attente [ASKED] — La suggestion vient d'être faite, à l'OPAC ou en PRO. Elle est en attente d'une action d'un bibliothécaire. Si la préférence EmailAddressForSuggestions est activée, un email est envoyé à un bibliothécaire avec la notification NEW_SUGGESTION. Une alerte est affichée en bas de la page d'accueil PRO.

• Vérifiée [CHECKED] — La suggestion a été vérifiée par un bibliothécaire. Il n'est pas nécessaire d'utiliser ce statut, mais cela peut être un moyen de valider en deux temps les suggestions faites à l'OPAC par les usagers. On examine les suggestions En attente. Celles qui ne sont pas légitimes sont immédiatement rejetées. Celles qui sont légitimes sont marquées Vérifiée et elles sont associées à un poste budgétaire. Les suggestions vérifiées sont examinées ultérieurement. Un certain nombre sont rejetées, faute de budget par exemple. D'autres sont acceptées. Les suggestions vérifiées n'apparaissent plus sur la page d'accueil PRO. Le script notice_unprocessed_suggestions.pl peut être programmé pour aviser les propriétaires des postes budgétaires associés à des suggestions qui ont plus d'un certain nombre de jours d'ancienneté. La notification TO_PROCESS leur est envoyée.

• Rejetée [REJECTED] — La suggestion est rejetée. Un email est envoyé au lecteur avec la notification REJECTED.

• Acceptée [ACCEPTED] — La suggestion est acceptée. Un email est envoyé au lecteur avec la notification ACCEPTED.

• Commandée [ORDERED] — La suggestion est commandée. Dans le module Acquisitions, un bibliothécaire a utilisé la suggestion pour créer une ligne de commande. Un email est envoyé au lecteur avec la notification ORDERED.

• Disponible [AVAILABLE] — La suggestion, après avoir été commandée, a été reçue et a été intégrée au Catalogue de la bibliothèque.

Raison — À chaque fois fois que le statut d'une suggestion est changé, on peut donner une raison à ce changement. Une liste de raisons par défaut est proposée (SUGGEST). Il est possible de spécifier une raison en dehors de cette liste. Par ailleurs un champ note bibliothécaire permet d'ajouter encore toute précision nécessaire à destination du bibliothécaire qui gérera effectivement l'acquisition.

E-mail — À chaque changement de statut, un email est envoyé à la personne ayant fait la suggestion. La notification utilisée par l'email porte le nom du statut, soit les codes prédéfinis (CHECKED, REJECTED, ACCEPTED, ORDERED, AVAILABLE) et les codes locaux (liste de valeurs autorisées SUGGEST_STATUS).

Infos diverses — La suggestion contient différents champs qui aident les bibliothécaires à trouver et acquérir le document demandé. Des champs décrivant la ressource demandée : titre, auteur, date et lieu de publication, date de copyright, ISBN, éditeur, volume. Des champs précisent la nature de demande : raison, note.

Affichage, regroupement et filtrage — Les suggestions sont affichées dans un tableau dont les colonnes peuvent être paramétrées. Les suggestions sont regroupées dans des onglets organisés sur le critère de son choix : Statut, Site, Type de document, Gérée par, Acceptée par. Les suggestions peuvent être filtrées sur plusieurs critères afin de ne pas surcharger l'affichage.

Archivage et suppression — Les suggestions, une fois complètement traitées, peuvent être archivées. Les suggestions archivées ne sont plus affichées par défaut, mais on peut si on le souhaite les faire réapparaître. On peut également supprimer des suggestions. Deux scripts planifiés permettent d'automatiser l'archivage et la suppression des suggestions.

Diagramme de flux de gestion des suggestions

Configuration

Les suggestions d'achats sont paramétrées avec des préférences systèmes, des listes de valeurs autorisées, un tableau paramétré, des notifications, un paramétrage HTML, trois scripts planifiés.

Préférences

• suggestion : Activation des suggestions d'achat à l'OPAC.
• suggestionPatronCategoryExceptions : les catégories de lecteur qui ne sont pas autorisées à faire des suggestions.
• AnonSuggestions : Autorisation des suggestions anonymes (sans connexion à l'OPAC).
• AnonymousPatron : Le numéro du lecteur (borrowernumber) du lecteur auquel les suggestions anonymes sont affectées.
• OPACSuggestionUnwantedFields : Les champs des suggestions qui ne sont pas affichés à l'OPAC.
• OPACSuggestionMandatoryFields : La liste des champs obligatoire d'une suggestion.
• OPACSuggestionAutoFill : Remplir automatiquement les champs des suggestions en utilisant l'API de Google Books.
• MaxOpenSuggestions : Nombre maximum de suggestions ouvertes qu'un lecteur peut faire.
• MaxTotalSuggestions : Nombre de suggestions qu'un lecteur peut faire sur un intervalle de temps de NumberOfSuggestionDays jours.
• OPACViewOthersSuggestions : Voir les suggestions des autres lecteurs.
• OpacSuggestionManagedBy : Montrer à l'OPAC le nom du bibliothécaire qui a géré la suggestion d'un lecteur.
• FallbackToSMSIfNoEmail : Si le lecteur n'a pas d'email, lui envoyer par SMS les notifications de gestion des suggestions.
• RenewSerialAddsSuggestion : Ajouter une suggestion pour la notice biblio à laquelle est attachée un abonnement de périodique qui est renouvelé.
• EmailPurchaseSuggestions : Définit à qui envoyer un email quand une suggestion d'achat est faite à l'OPAC par un lecteur. On peut choisir de ne pas envoyer d'email, ou bien d'en envoyer un à l'adresse de la bibliothèque, à celle contenue dans la préférence KohaAdminEmailAddress ou dans EmailAddressForSuggestions.
• EmailAddressForSuggestions : L'adresse du destinataire de l'email de notification d'une suggestion faite à l'OPAC.
• PurgeSuggestionsOlderThan : Nombre de jours au-delà desquelles les suggestions sont automatiquement supprimées. Les suppressions sont faites par le script purge_suggestions.pl.

Listes de valeurs autorisées

• SUGGEST_STATUS : Statuts des suggestions en plus des valeurs proposées par défaut. Attention ! le code de la valeur autorisée ne doit pas faire plus de dix caractères (taille du champ suggestions.STATUS).
• SUGGEST_FORMAT : La liste des types d'exemplaires proposés à l'OPAC aux lecteurs qui font des suggestions.
• OPAC_SUG : Les raisons pour lesquelles l'usager demande l'achat.
• SUGGEST : Les raisons pour lesquelles les suggestions sont acceptées ou rejetées.

Tableau paramétré

• Le tableau qui affiche les suggestions en PRO est paramétrable en Administration > Configuration des tableaux > Acquisitions > suggestions.

Permission

• suggestions_manage : Autorisation de gérer les suggestions d'achat.

Notifications

• NEW_SUGGESTION : Message envoyé à un bibliothécaire pour signaler une nouvelle suggestion.
• TO_PROCESS : Message envoyé au propriétaire d'un poste budgétaire auquel des suggestions ont été assignées et qui sont en attente de traitement. Script notice_unprocessed_suggestions.pl.
• REJECTED : Le lecteur est prévenu que sa suggestion d'achat a été refusée.
• ACCEPTED : Prévient le lecteur que sa suggestion est acceptée et qu'elle fera l'objet d'une commande.
• ORDERED : Prévient le lecteur que sa suggestion qui avait été acceptée vient
• NOTIFY_MANAGER : Si la suggestion est associée à un budget et que le propriétaire de ce budget est différent du bibliothécaire qui valide une suggestion, on peut choisir de lui envoyer un email pour le prévenir de traiter la commande.
• AVAILABLE : Prévient le lecteur que sa suggestion a été reçue et est intégrée à la collection de la bibliothèque.
• LOCAL_XX — Avec la liste de valeurs autorisées SUGGEST_STATUS, vous pouvez définir des statuts complémentaires. Quand il existe une notification portant le nom d'un de ces codes, un email est envoyé avec cette notification.

Personnalisation HTML

• OpacSuggestionInstructions : Texte affiché à l'OPAC sur la page de gestion des suggestions d'achats.

Scripts

Trois scripts dans cronjobs réalisent certaines actions relativement aux suggestions :

• notice_unprocessed_suggestions.pl : Envoi de la notification TO_PROCESS aux propriétaires des postes budgétaires pour lesquelles il y a des suggestions au statut Vérifiée qui n'ont pas encore été passées au statut Acceptée.

• archive_purchase_suggestion.pl : Passe automatiquement des suggestions à l'état archivée (ce qui les masque à l'interface PRO) sur la base de certains critères : le statut ; l'ancienneté des champs de date (de la suggestion, de la gestion, de l'acceptation, du rejet).

• purge_suggestions.pl : Supprime toutes les suggestions qui ont plus d'un certain nombre de jours d'ancienneté (par défaut 30) et dont le statut n'est pas égal à En attente (ASKED).

Table

Une seule table de la base de données permet de suivre les suggestions : suggestions.

Champ	Type	Null	Clé	Défaut	Plus
suggestionid	int	NO	PRI	NULL	auto_increment
suggestedby	int	YES	MUL	NULL
suggesteddate	date	NO		NULL
managedby	int	YES	MUL	NULL
manageddate	date	YES		NULL
acceptedby	int	YES	MUL	NULL
accepteddate	date	YES		NULL
rejectedby	int	YES	MUL	NULL
rejecteddate	date	YES		NULL
lastmodificationby	int	YES	MUL	NULL
lastmodificationdate	date	YES		NULL
STATUS	varchar(10)	NO	MUL
archived	tinyint(1)	NO		0
note	longtext	YES		NULL
staff_note	longtext	YES		NULL
author	varchar(80)	YES		NULL
title	varchar(255)	YES		NULL
copyrightdate	smallint	YES		NULL
publishercode	varchar(255)	YES		NULL
date	timestamp	NO		CURRENT_TIMESTAMP	DEFAULT_GENERATED on update CURRENT_TIMESTAMP
volumedesc	varchar(255)	YES		NULL
publicationyear	smallint	YES		0
place	varchar(255)	YES		NULL
isbn	varchar(30)	YES		NULL
biblionumber	int	YES	MUL	NULL
reason	mediumtext	YES		NULL
patronreason	mediumtext	YES		NULL
budgetid	int	YES	MUL	NULL
branchcode	varchar(10)	YES	MUL	NULL
collectiontitle	mediumtext	YES		NULL
itemtype	varchar(30)	YES		NULL
quantity	smallint	YES		NULL
currency	varchar(10)	YES		NULL
price	decimal(28,6)	YES		NULL
total	decimal(28,6)	YES		NULL

Cette table est liée à d'autres tables :

• borrowers : Les adhérents. Le lecteur/bibliothécaire qui a soumis la suggestion. Les bibliothécaires qui suivent la demande, celui qui gère la demande, celui qui l'accepte, qui la rejette..
• branches : Les sites.
• biblio : Notice biblio.
• aqbudgets : Poste budgétaire.